9 + 1 consejos para evitar errores al trabajar en la nube

Esther, necesito tu sabiduría. ¿Me puedes dar consejos sobre cómo trabajar en la nube?

Esther, ¿me ayudas a evitar los errores más comunes a la hora de nubetizar mi negocio?

Quiero trabajar online y quiero hacerlo con buen pie, ¿qué consejos me darías?

Estas son algunas de las preguntas que me hacéis llegar después de leerme.

En mi misión de que te lances sin pensarlo y sin miedo al uso de la nube, escribo este post con la idea de despejar todas las dudas que se te pasen por la cabeza y que empieces a nubetizar tu negocio. Eso sí, con una red de seguridad bajo tus pies. 

En este caso, me siento privilegiada de hacer de red para que tu salto al vacío no te genere tanta inseguridad. 

Nubetizando como la vida misma

Ya en un post anterior te conté qué era esto de trabajar en la nube, en qué podía beneficiarte incorporarlo a tu forma de trabajo y, además, te comenté cuáles eran las ventajas de trabajar online. 

Estos últimos meses he estado reflexionando mucho sobre todo lo que tiene que ver con la nube. 

Si te paras a pensar, te darás cuenta de que la vida nos está enseñando que el entorno que más ayuda a desarrollar el trabajo en remoto a una organización, un freelance, o una PYME, es el trabajo colaborativo o trabajo en la nube. 

¿Por qué? 

Pues porque, independientemente del tipo de negocio en el que te muevas, puedes compartir la información que trabajas con tus colaboradores o tu equipo. 

Además, no tienes que preocuparte por el espacio en disco que estás gastando a la hora de trabajar. 

Te mueves en un entorno seguro, porque ¿a ver quién tiene narices de tumbar a Google? 😜

Y puedes trabajar online sin tener que crear herramientas profesionales concretas y exclusivas para ti, aprovechando las que han creado gigantes como Apple, el rey de los buscadores, etc.

Afronta el miedo más común a trabajar en la nube con estos consejos iniciales 

 A parte de lo que te impongan las tecnologías, el mayor miedo a la hora de trabajar en la nube es la seguridad. 

Y, dentro de lo que cabe, lo entiendo.

Pero, quiero que tengas en mente que está ya todo inventado. 

Quiero decir que es casi imposible evaporar la inmensa nube de los titanes de las tecnologías actuales. 

Para que se te quite este miedo, te voy a dar algunos consejos iniciales para trabajar online con total seguridad. 

1. Escoge herramientas profesionales que te permitan el acceso a la información a través de permisos de usuarios. 

2. Valora que esas herramientas cuenten con factores de autenticación.

Venga, vale, no te veo, pero sé que has puesto una cara rara de esas que indican que todo te suena a chino.

No te asustes. 

Te explico todo con términos de andar por casa. 

¿Qué significa trabajar con permisos de usuarios? 

En cuanto al primer punto, te cuento. 

Imagina que cualquiera de tus trabajadores o colaboradores pueden acceder a la información que tienes en la nube, sin límites o sin ningún permiso especial. 

Estarás conmigo en que eso supone un riesgo para tu negocio porque cualquier persona puede comprometer la información que mantienes en la nube. 

Para eso están los permisos de usuarios, con los que vas dando acceso tan solo a aquellas personas que necesiten una información concreta para desarrollar su trabajo. 

El palabro de hoy: factores de autenticación

Al tratar el segundo punto, con el que estoy segura de que te has quedado un poco a cuadros cuando has leído lo de «factores de autenticación», te cuento rápidamente. 

Con esto quiero decir que utilices herramientas que te permitan verificar o autentificar el acceso a la información que has guardado en tu nube. 

Por ejemplo, con el factor que se denomina de doble autenticación. 

De esta forma, el acceso a tu información no solo está protegido por una contraseña, sino también por un segundo factor con el que el sistema se asegura que solo esa persona puede acceder a tu nube. 

Estoy convencida de que sabes utilizar Gmail. 

Es un claro ejemplo de este segundo punto. 

Cuando introduces tu dirección de correo, tu contraseña y tienes configurada la doble autenticación, Google te envía a tu móvil, o a otra cuenta de email, un código que tienes que introducir para que el sistema esté seguro de eres tú y no otra persona la que accede a tu cuenta. 

Lo mismo sucede con tu banco cuando haces una transferencia o una compra online. Normalmente, la entidad bancaria te pide verificarlo con tu móvil.

Eso es un proceso de doble autenticación. Autenticamos dos veces: con la contraseña online primero, y con el móvil después.

Ahora la expresión de tu rostro se habrá relajado, y yo que me alegro porque eso significa que te he ayudado a entender estos «palabros» y te he quitado algún miedo que otro. 

10 consejos para trabajar en la nube evitando los errores más comunes

No voy a darle más vueltas a todo esto, voy directamente ya a darte esos consejos que necesitas para empezar tu andadura en la nube. 

#1 Empieza a trabajar en la nube con un proveedor de confianza 

Cuando tengas decidido que es el momento de tirarte a la piscina, te aconsejo que lo hagas con un proveedor de herramientas que te de confianza. 

Después de eso, entiende cómo funciona el servicio y ten en cuenta dónde y cómo se almacenará la información de tu negocio. 

Revisa las condiciones de privacidad y determina si se ajusta a lo que necesitas. 

Así proteges aún más tu disco duro online.

Mi proveedor de más confianza, ya lo sabes, es Google, pero también tienes Dropbox, iCloud o MicrosoftOne como empresas confiables.

#2 Elige contraseñas fuertes para trabajar en la nube

Ni se te ocurra poner «12345» ni tu nombre y apellidos ni nada por el estilo. 

Sé que son contraseñas mucho más fáciles de recordar, pero también ponen en peligro la información que guardes en la nube. 

Parece que es algo muy obvio, pero te sorprendería del número de personas que siguen usando este tipo de contraseñas. 

Intercala en ellas mayúsculas, minúsculas, símbolos y números. 

Intenta que esa contraseña tenga, al menos, 9 caracteres y cámbiala dos veces al año. 

No hace falta que las memorices cada una de las contraseñas que utilices. 

Recuerda que hay herramientas que te ayudan a crear contraseñas fuertes y a evitar tener que apuntarlas o memorizarlas, como LastPass. 

#3 La encriptación, una de tus aliadas

Estaría bien que, aunque la nube cifre automáticamente tu información, intentes hacerlo también tú por tu cuenta con la información extremadamente sensible.

Así podrás disfrutar de doble seguridad frente al acceso de tus datos. 

#4 Cuenta siempre con un antivirus y ¡actualízalo! 

En este punto no me voy a extender demasiado. 

Todos tenemos muy clara la importancia de tener instalado un antivirus en el ordenador y de mantenerlo actualizado para estar protegidos a tope. 

#5 Cuidadín con lo que compartes en la nube

Esto lo he comentado también en algún episodio del Podcast. 

La verdad es que simplemente hay que aplicar el sentido común. 

Lo que sí quiero aconsejarte es que tengas claro qué información compartirás y cuál no. 

También es importante que definas qué empleados o colaboradores van a tener acceso a tus documentos y archivos.

Recuerda además que, cuando acabas de trabajar con un colaborador o acabas un proyecto, puedes eliminar los permisos.

#6 No olvides hacer copias de seguridad

Las copias de seguridad suelen ser las grandes olvidadas siempre. 

Es normal. 

Solemos pensar que, como está ya todo guardado en la nube, esto no es necesario. 

Pero, bueno, no está mal nunca hacer copias a parte. 

No deberíamos tener problemas en este sentido al trabajar en remoto, pero tampoco perdemos nada por hacer una copia de seguridad de vez en cuando. 

#7 No te vuelvas loc@ a la hora de elegir las herramientas de trabajo

No estás obligado, por ejemplo, a utilizar todas las herramientas que Google pone a tu disposición. 

Aprende a usar solo aquellas que vayan a serte imprescindibles a la hora de trabajar en la nube. Así, no pierdes demasiado tiempo y el trabajo online no se vuelve improductivo. 

¡Menos es más!

#8 Protege también todos tus dispositivos móviles

Una de las grandes ventajas de trabajar en la nube es que puedes hacerlo desde cualquier dispositivo: móvil, tablet, portátil… 

Protege también todos estos dispositivos para que tu información siga bajo buen recaudo. 

#9 Si trabajas en equipo o con colaboradores… 

Si estás en esta situación es importante que conciencies a tus colaboradores de la importancia de mantener la seguridad y privacidad de los proyectos en los que trabajen y, además, no dudes en formarles si lo necesitan. 

Es la mejor forma de que este método de trabajo fluya como debe ser. 

#10 Último consejo: actualízate constantemente para trabajar en la nube

Como sabes, el mundo de las tecnologías están en constante evolución y esta se produce a la velocidad del rayo. 

Al trabajar en la nube estamos, en cierto modo, obligados a ir un poco «al son» de todas las actualizaciones que se vayan produciendo y estén relacionadas con el entorno en el que trabajamos. 

Aún así, si todo esto te de un perezón inmenso, yo me ocupo por ti de estar al día de esas novedades, herramientas, ofertas. 

Yo hago este trabajo por ti y te comunico cómo puedes adaptarte a los nuevos cambios. 

Con estos 10 consejos sobre trabajar en la nube, puedes empezar tu andadura en el mundo online con paso firme y evitando los errores iniciales y más comunes. 

Te puedo asegurar que puedes tirarte al vacío y empezar hoy mismo tu proceso de nubetización con total éxito.