¿Me lo puedes mandar por email?

¿Me lo puedes mandar por email?  Es la respuesta estándar a todas las peticiones que me hacen por el resto de vías: teléfono, chat, mensajes privados…

¿Y por qué?

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1. No soy una máquina

Por la simple razón de que no somos máquinas. No puedo recordar cada dato, cada conversación, cada encargo.

Mi madre ya se lo tiene aprendido, por ejemplo. Me pide un diseño para su guardería y me lo dice de repente, sin avisar, en medio de una comida familiar, en un momento en el que no llevo encima ni el móvil. Es imposible que a mí, a las 5 horas, o incluso al día siguiente, cuando me siente al ordenador, me suene siquiera que mi madre me ha encargado algo.

No soy una máquina y no me fío de mi memoria.

Así que mi respuesta siempre es la misma: ¿por qué no me lo mandas en un email?

Al llegar al ordenador tendré un correo sin leer, en el que además me explica claramente lo que quiere, y para cuando lo quiere.

En el caso de encargos laborales, queda además de esta forma una constancia por escrito de ese encargo, lo cual siempre es muy importante, porque si lo haces azul pero el cliente te dijo rojo, no tienes forma de demostrar que te lo pidió azul.

2. Mi tiempo es limitado

Normalmente si me llamas estoy haciendo algo. Por no decir siempre, ya que no paro ni un momento.

Las llamadas interrumpen lo que está haciendo la otra persona. Y si está concentrada, es, sinceramente, realmente molesto. no solo se pierde el tiempo en la llamada, si no que pierdes el tiempo que tardas en volverte a concentrar. Eso si la llamada no era «algo para ayer» y dejas lo que estabas haciendo para ponerte con otra cosa. Y ya te estás dejando tarea para mañana, y acumulando…

Antes de llamar, piensa si no es posible enviarlo por email. Queda constancia, es menos posible que a tu receptor se le olvide, y además no interrumpes su trabajo, por lo que puede que, incluso, atienda tu demanda antes.

Si eres el que recibe la llamada, la interrupción ya está hecha y no hay vuelta de tuerca, pero si empieza a pedirte algo, le escuchas y a continuación preguntas: ¿me lo puedes mandar todo por email, para que no se me olvide nada?

De nuevo, tendrás constancia por escrito, y el cliente se explicará mucho mejor por escrito. Además, puede enviarte así material que necesites, y demás.

3. Todo queda registrado por escrito

Ya te lo he comentado: si te piden algo en persona o por teléfono, no hay forma de demostrar que se aceptó el presupuesto de 100 euros y no el de 50, o que te pidieron unas características específicas que luego tienen el morro de cambiar alegando que no es eso lo que pidieron. Si te lo mandan por escrito, hay una prueba del pedido y de la aceptación del presupuesto.

Puedes pensar que por chat (Facebook, What’s Up) también es por escrito. Pero a ver quién es el valiente que, si surge algún problema, se pone a buscar una información concreta por un chat. ¿Sabes la pérdida de tiempo que eso supone? Dejando a aparte que por chat la información te llega a ratos, no la tienes toda condensada en una sola conversación, sino que el lunes te encargó el trabajo y el jueves te dijo que lo quería amarillo.

4. Toda la información en un solo sitio

Enlazando con el punto anterior, una cadena de emails sobre un trabajo es mucho mejor que tener comunicaciones en veinte sitios. «No me acuerdo del tamaño exacto de este trabajo. Me lo dijo en algún sitio. ¿Dónde? Por Facebook, por What’s Up, lo tendré en la agenda apuntado…?». Si siempre, por sistema, tienes los encargos en tu email, y obligas a tus clientes a mandarte estas especificaciones por correo, sabrás siempre donde tienes la información, y, lo que es más, tendrás un buscador en tu correo para poder buscar ese email concreto con el dato que buscas.

Estos son mis cuatro puntos principales para potenciar el email como la herramienta principal de trabajo, y disminuir al mínimo las comunicaciones telefónicas o por chat. Hay infinitos motivos más, por supuesto. ¿Cuáles son los tuyos?