Comienza HOY a trabajar en la nube con Google Drive

Tienes ante tus ojos “otra entrega estelar” sobre trabajar en la nube.

Ya sabes que uno de mis objetivos profesionales y personales es que consigas trabajar como yo, sin sustos de última hora y con la tranquilidad de que la información sobre tu negocio está siempre a buen recaudo.

Hace poco te hablaba sobre este tema, pero en esta ocasión voy a centrarme en un mundo que, a partir de hoy, verás lleno de luz, fantasía y color.

Hoy te explico cómo y por qué deberías trabajar en la nube desde ahora mismo con Google Drive.

Preparados, listos… ¡Ya! 

#1 Refrescando la memoria: ventajas y desventajas de trabajar en la nube

Para los menos techies, voy a hacer un mini recordatorio sobre lo que puede favorecer o desfavorecer trabajar en la nube, que no quiero venderte la moto, y desventajas haberlas haylas como las meigas en Galicia.

Se desprenden enormes ventajas del trabajo en la nube

Las que yo destacaría por encima de todas son:

  • Es súper económico trabajar en la nube. Las cuotas establecidas al mes o al año salen más que rentables si las comparas con lo que te costaría, por ejemplo, comprarte un disco duro.
  • Siempre accedes a la última versión de las herramientas que utilizas para hacer tus tareas.
  • Trabajar en la nube es segurísimo. Solo piensa: ¿crees que es fácil hackear a Google? Ahí tienes la respuesta sobre la seguridad en este entorno de trabajo. 
  • Tienes acceso a toda tu información, documentación y tareas desde cualquier parte, en cualquier momento y accesible desde cualquier dispositivo.
  • Ya no dependerás de lo rápido o lento que arranque tu ordenador, con una buena conexión a Internet volarás en la nube. 
  • Puedes interconectar tareas y automatizar procesos.

Hay alguna más, pero creo que con estas ya te he refrescado la memoria. 

Si quieres ampliar esta información. siempre puedes darte un paseo por el blog y repasar el post específico sobre las ventajas del trabajo en la nube

Como en la vida no todo es de color de rosa, es cierto que existen algunas desventajas que podemos derribar muy fácilmente.

Una de ellas está relacionada con la seguridad.

Tienes que tener especial cuidado a la hora de generar contraseñas. 

Estas deben ser tremendamente seguras y protegerlas lo máximo posible. 

Por ejemplo, no las repitas continuamente e incorpora la validación en dos pasos, esa validación se llega a cabo de esta forma tan sencilla: 

  • Introduces tu contraseña.
  • Una vez hecho esto, te llega un mensaje al móvil para que introduzcas un código y puedas iniciar sesión.
  • También te recomiendo que utilices LastPass. 

¡Desventaja derribada de un plumazo! 

También metería en este saco la dependencia a una conexión a Internet. 

Es cierto que necesitas tener una buena conexión para poder trabajar en la nube, pero a día de hoy prácticamente todo el mundo tiene una conexión que, mejor o peor, te permite trabajar en remoto y este nuevo entorno laboral. 

¡Ni siquiera necesitas ya tener un ordenador de última generación o contar con las últimas tecnologías!

Porque… Tenemos a Google Drive de nuestro lado.

#2 Google Drive: la nube que más me gusta 

Soy de las pesadas que recomienda una y otra vez trabajar en la nube con Google Drive.

Tendrías que ver los mensajes de WhatsApp con mis amigas y las charlas que les echo cada vez que pierden algo o tienen que “restaurar a valores de fábrica” sus ordenadores y, por ello, no les queda más remedio que decir adiós a todo lo que tenían almacenado en ellos.

Tristemente a veces es una lucha continua que tengo con ellas, espero que tú me hagas más caso… 😜

Bueno, que me lío.

Me preguntarás: a ver Esther, ¿por qué Google Drive es la nube en la que te quedarías para siempre? 

Sigue leyendo y te lo cuento. 

#3 Qué puedes hacer desde Google Drive 

Para no enrollarme mucho, te cuento rápido.

Abre los ojos y retén en tu retina lo que te cuento ahora mismo (o pilla un cuaderno y un lápiz, o copia y pega en tu bloc de notas).

  • Puedes guardar y archivar imágenes, documentos, audios, vídeos y un largo etcétera.
  • Cómo te comenté antes, puedes acceder a todo desde donde quieras, cuando quieras y desde cualquier dispositivo. 
  • Es fácil trabajar en equipo porque puedes compartir todo lo guardado, ya sean simples archivos o carpetas completas, de manera muy sencilla. 
  • Además, puedes hacer todo tipo de tareas de oficina porque Google Drive te da la opción de crear y editar documentos, presentaciones, hojas de cálculo, formularios… Vamos de todo. 
  • Tienes un espacio de 15GB totalmente gratis para trabajar en la nube y, créeme, eso da para muuuucho (y puedes ampliar tu espacio pagando por lo que necesites).

¿A qué lo vas viendo más claro? 😜

#4 ¿Qué es lo que tengo que hacer para empezar a trabajar en la nube con Google Drive? 

Trabajar con Google Drive es muy sencillo.

Para comenzar tienes que crear una cuenta en Google. 

Estoy casi convencida de que tienes una cuenta de Gmail. Si es así, ya tienes medio negocio online en esta nube que tanto me mola.

Si no es así, solo tienes que ir corriendo a Google y seguir los pasos que se te indican. Es muy fácil y en menos de 5 minutos tendrás en tu ordenador tu cuenta creada. 

Con esta cuenta tendrás acceso a Gmail, Google Drive, Google Calendar, YouTube y mucho más (ha sonado a anuncio publicitario antiguo, pero es que es tal cual).

#5 Estas son los programas que Google pone en tus manos para montar tu oficina en la nube 

Toma nota. 

¡Google Docs!

Con este programa podrás elaborar todo tipo de textos. 

Para que te hagas una idea, funciona como el Word que prácticamente todos sabemos manejar, con la ventaja de que, para usarlo, solo tienes que iniciar sesión y listo.

Sin esperar y sin errores de sistemas inesperados.

Peeeero… 

En realidad, Google Docs es mucho más que todo esto. 

Además de crear un documento, darle el formato que desees, insertar tablas o incluir imágenes en ellos, también podrás archivar los documentos que ya tenías en tu PC y subirlos sin problemas a Google. 

El propio programa ya reconoce el tipo de documento que es y lo convierte en un documento de Google. 

Por lo que podrás olvidarte de seguir almacenando datos en el ordenador y organizarlo todo en la nube. 

Puedes compartir los documentos con otras personas para que puedan modificar o redactar sus ideas en ese mismo documento de Google Docs. 

Si no te gusta la versión que tienes delante y quieres recuperar la anterior, no hay problema porque tienes acceso al historial de revisiones constantemente. 

Una vez terminado un documento, puedes descargarlo en los formatos de Word, OpenOffice, RTF, PDF, HTML o ZIP. 

Se acabó el tener que estar utilizando doscientas herramientas a la vez y cada día. 

Por último, y para más flipada mía, puedes traducir documentos y enviarlos como archivos adjuntos a, por ejemplo, los componentes de tu equipo o colaboradores. 

Ahora viene otra de mis frikadas: las maravillosas hojas de cálculo de Google Drive.

Quien me conoce sabe que a mí me pones delante una hoja de cálculo y me vuelvo loca. 

Sí, no pongas esa cara tan rara. ¡Es que me encantan! 

Puedes hacer tantas virguerías con ellas que ni te imaginas, soy doña hojas de cálculo. 

Con ellas, tal y como sucede con los documentos, puedes y tienes en tus manos una herramienta que te permitirá hacer prácticamente lo mismo que con las hojas de Excel. 

Como resumen cortito, te cuento que puedes crear y editar fórmulas, ponerle el formato que necesites, importar y exportar datos en los formatos de Excel, .csv, .txt y .ods.

Como en el caso anterior, puedes compartir esas hojas de cálculo con más personas y comentar lo que necesites en tiempo real. 

Además, puedes crear gráficos. 

Con muchos colores, mucha organización y mucha genialidad. 

¡Las hojas de cálculo moooolan!

Otra oportunidad estrella: la creación de presentaciones para tus reuniones

Ya te puedes imaginar que funciona más o menos como el típico PowerPoint, pero en el mundo online. 

Así que tendrás la posibilidad de crear presentaciones chulísimas, trabajar en ella con varios de tus colaboradores al mismo tiempo, importar archivos .pptx y .pps y transformarlos en una presentación de Google. 

Como en los casos anteriores, podrás descargar tus presentaciones en formatos como .pdf, .ppt, .svg, .jpg o .txt.

¿Quieres añadir imágenes o vídeos? Sin problema. 

¿Necesitas publicar tu presentación en la web de la empresa? No problem. 

Tienes ambas posibilidades a tus pies.

Como ves, en poco tiempo tienes tu oficina online en marcha.

Venga, ¿qué me dices ahora?

No me digas que aún te quedan excusas para decirle no al trabajo en la nube porque no te creo. 

Con Google Drive trabajar en la nube es facilísimo y te evitas un montón de quebraderos de cabeza.

Son todo ventajas. 

Y, si te queda todavía alguna duda, ya sabes que puedes silbar y yo apareceré como Dobby hace cuando Harry Potter lo necesita. 

Bueno, también puedes dejarme un comentario por aquí abajo y contarme tus dudas. Estaré encantada de ayudarte. 😉 

¡Te leo!

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